Projektno vodenje: trenutno stanje v stroki in trendi v prihodnosti (predstavitev)

Avtor(ji):doc. dr. Rok Rupnik, UL Fakulteta za računalništvo in informatiko, mag. Jana Barba, Intereuropa d.o.o., prof. dr. Olegas Vasilecas, Gaudiminas University, Villnus, Litva, mag. Mitja Kožman, IPMIT d.o.o.,
Objava: Konferenca Dnevi slovenske informatike 2010
Področje: Projektno vodenje

 
Vpliv projektnega vodenja na izvedbo projektov informatizacije in uspešnost podjetij

Avtor(ji): Mitja Kožman, IPMIT d.o.o., Jana Barba, Intereuropa d.o.o.
Objava: Konferenca Dnevi slovenske informatike 2009
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
Vodstva podjetij se zaradi svetovne gospodarske krize srečujejo z aktualnimi gospodarskimi razmerami in nižanjem odobrenih sredstev za informatizacijo poslovanja, kar jih spodbuja k iskanju načinov za bolj učinkovito izvajanje projektov, tako da bi  prispevalo k bolj uspešnemu poslovanju. Izvajanje poslovnih funkcij v podjetjih je vedno bolj neposredno odvisno od informacijske podpore, po drugi strani pa raziskave navajajo, da so projekti za zagotovitev informacijske podpore pogosto neuspešni in z negativnimi donosom.
Izhajajoč iz opisane problematike, ki spremlja izvajanje projektov za informatizacijo poslovanja v podjetjih v Sloveniji, je namen članka prikazati, da temeljito upoštevanje načel projektnega vodenja, lahko izboljša uspešnost projektov, reši vsaj nekatere sicer izgubljene priložnosti, zagotovi pričakovane koristi in upraviči investicije v informatizacijo poslovanja. Uspešnost projektov informatizacije poslovanja pa vodi v večjo uspešnost poslovanja podjetja. S pomočjo ustreznega prikaza teh povezav, bo vrhnji management lahko bolje razumel pomen projektnega vodenja, kar mu bo pomagalo pri oblikovanju smernic za uvedbo projektnega vodenja v podjetje.
V članku bo prikazana opredelitev projektov informatizacije poslovanja in njihove negotove donosnosti. Dalje bo predstavljena analiza raziskave o vrednosti projektnega vodenja. Sledil bo opis problematike projektnega vodenja pri projektih informatizacije poslovanja, v zadnjem poglavju pa bodo predstavljeni različni načini vlaganja v projektno vodenje.
 
Spremljanje in nadzor izvajanja Akcijskega načrta e-poslovanja v javni upravi

Avtor(ji): Barbara Wohinz, MJU, mag. Irena Intihar, IPMIT d.o.o.
Objava: PM Forum
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
S sprejetjem Strategije razvoja elektronskega poslovanja ter izmenjave podatkov iz uradnih evidenc (v nadaljevanju: SREP), v juniju 2009, je Vlada RS opredelila okvir in cilje za nadaljnje uresničevanje novih in že zastavljenih dejavnosti razvoja elektronskega poslovanja v javni upravi do leta 2015.  Konkretizacijo in operacionalizacijo SREP predstavlja Akcijski načrt e-poslovanja v javni upravi (v nadaljevanju: AN SREP). Prispevek opisuje izkušnje z nadzorom in poročanjem o izvajanju Akcijskega načrta v preteklih obdobjih ter izhodišča za izvajanje in nadzor AN SREP do 2015. Izvajanje in nadzor AN SREP bosta potekala po ustaljenih postopkih v okviru določene projektne organizacijske strukture in ob podpori ustreznega informacijskega sistema za projektno vodenje.
 
Obvladovanje portfelja projektov na primeru okolja z zunanjim izvajanjem del

Avtor(ji): Denis Premec, IPMIT d.o.o.
Objava: Zbornik PM Foruma 2005
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
Leta 2004 so se v podjetju Geoplin Plinovodi d.o.o. odločili urediti področje projektnega vodenja na celovit način, izbrani podjetji IPMIT in Microsoft pa sta sodelovali pri postavljanju novih temeljev projektne organiziranosti in projektnega informacijskega sistema. Značilnosti projektnega okolja v Geoplin Plinovodi sta pretežno zunanje izvajanje del (outsorcing), ki jih izvajajo različni na javnih razpisih izbrani izvajalci, ter predajanje projekta med organizacijskimi enotami v fazi izvedbe, pri čemer pogosto prihaja do menjave vodje projekta. V portfelju projektov najdemo štiri vrste projektov, katerih rezultati so prenosni in lokalni plinovodi, manjši objekti, izvedena vzdrževalna dela v javno korist ter nove tehnologije, orodja in izboljšave. Glede na to, da dela izvajajo pretežno zunanji izvajalci, je področje obvladovanja razpoložljivosti virov sekundarnega pomena, pomembno je le v primerih, ko se z notranjimi viri izvajajo nekateri manjši projekti. Pri izvajanju projektov je zato predvsem pomemben nadzor zunanjih izvajalcev, kar opravlja vodja projekta na strani Geoplin Plinovodov in je pogosto tudi hierarhično najnižji član projektnega tima (nad njim sta le sponzor oz. direktor projekta in naročnik projekta). Vsaka posamezna zaporedna faza projekta se izvaja v drugi organizacijski enoti zaradi svojih vsebinskih posebnosti in različnosti področij, zato se pogosto med prehajanjem projekta v drugo fazo zamenja tudi vodja projekta, ki je kompetenten za to področje (razvoj, gradnje, tehnološko servisna služba, itd.). Predajanje projekta med vodji projektov je zato podprto z ustreznimi projektno-organizacijskimi pravili in možnostmi, ki jih ponuja projektni informacijski sistem. V podjetju Geoplin Plinovodi je zaradi vsega naštetega poudarek predvsem na enostavni sledljivosti projekta za vse udeležence projektov in s tem sledljivosti dela zunanjih izvajalcev, na pravočasni informiranosti vodij projektov, na pregledu stanja portfelja projektov in pripadajočih dokumentov projektnega vodenja na enem mestu, na enostavni uporabi projektnega informacijskega sistema kot podpore za odločanje na rednih projektnih sestankih ter na hitrem pridobivanju povratnih informacij o vplivu sprememb na izvajanje projektov. Posebnosti tega projektnega okolja, pot do čim večje enostavnosti rešitev in same rešitve so v članku podrobno opisane.
 
Ključna vloga najvišjega vodstva za učinkovito uporabo sistema projektnega vodenja v podjetjih

Avtor(ji): Mitja Kožman, IPMIT d.o.o., Jana Barba, Intereuropa d.o.o.
Objava:  29. Mednarodna konferenca o razvoju organizacijskih znanosti
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
Sistem projektnega vodenja je v organizaciji namenjen uresničevanju vizije, doseganju strateških poslovnih ciljev in njenemu razvoju. Stroka projektnega vodenja je že davno dosegla strinjanje, da je podpora najvišjega vodstva organizacije ključni pogoj za doseganje namena, zagotavljanje stalne podpore vodstva je posledično eden največjih izzivov. Zakaj se zdi, da je stroka pri zagotavljanju podpore najvišjega vodstva relativno neuspešna. Kje so razlogi ? Ali je to povezano z dejstvom, da je najvišje vodstvo postavljeno z omejenim mandatom in zato ocenjevano s kratkoročnimi kazalci uspešnosti. Kaj se zgodi, če pride do zamenjave najvišjega vodstva, ki je aktivno podpiralo uvedbo sistema za projektno vodenje? Zamenjava ima lahko negativne posledice, projektna pisarna izgubi svoje mesto, poslanstvo in namen, za katerega je bila uvedena. V članku bodo analizirane praktične izkušnje v nekaj slovenskih podjetjih in podrobneje predstavljeni razlogi za upadanje podpore.
Ne glede na težave, s katerimi se v organizacijah srečujejo pri uvajanju in delovanju sistemov projektnega vodenja, je možen samo en zaključek, da vsaka organizacija to orodje nujno potrebuje za uspešno poslovanje. V članku bo predstavljenih nekaj načinov, ki bodo sogovornikom lahko pomagala pri prepoznavanju koristi sistemov projektnega vodenja. Načini in poti do tega cilja so zelo povezani s posamezniki v vlogi najvišjega vodstva, njihovimi izkušnjami, načinom vodenja in odločanja ter posamezniki, ki imajo na njih določen vpliv, kar kaže na to, da je v organizaciji pomemben človek.

 
Zunanji izvajalci na projektih v državni upravi

Avtor(ji): Mitja Kožman
Objava: ZPM Forum
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
Zaradi vrste razlogov državna uprava v Sloveniji najema zunanje izvajalce pri svojih projektih. Zagotovo lahko kot tipični področji izpostavimo izgradnjo infrastrukture ter informatizacijo. Ker gre za pomembne projekte in ker je vloga zunanjih izvajalcev na večini projektov ključnega pomena, je izbira in obvladovanje zunanjih izvajalcev ključnega pomena za uspešno izvedbo projektov. Izbira zunanjih izvajalcev je regulirana z določili Zakona o javnih naročilih (ZJN-1). Za primerjavo lahko vzamemo pravila Mednarodne banke za obnovo in razvoj, kjer je so za različne vrste naročil v veljavi različni postopki s pripadajočo razpisno dokumentacijo. Vloga državne uprave se ne konča z izbiro zunanjega izvajalca, temveč mora biti tudi v fazi izvajalčevega dela aktivna pri vodenju projekta. Seveda se ob povečevanju števila projektov pojavlja tudi v državni upravi vedno večja potreba po vodjih projektov, ki so sposobni zunanje izvajalce obvladovati v smeri uresničevanja interesov naročnika. V prispevku je opredeljenih nekaj problemov, ki so pojavljajo v povezavi z zunanjim izvajanjem na projektih v državni upravi ter predlogi za njihovo reševanje in povečanje uspešnosti projektov tudi z boljšim obvladovanjem zunanjih izvajalcev.

 
Znanja in sposobnosti vodje projekta

Avtor(ji): Mitja Kožman, Irena Poniž
Objava: PM Forum 2003
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
Prispevek obravnava eno izmed pomembnih področij pri uvajanju projektnega managementa in sicer problem izbire in razvoja ustreznih kadrov, ki prevzemajo naloge projektnih vodij. Pri lastnostih projektnega vodje je poudarjena osebnostna razlika med managerjem in vodjo (liderjem) kot možnima pojavnima oblikama projektnega vodje. Potrebna znanja projektnega vodje so obravnavana v različnih gradivih in so v prispevku samo povzeta. Pravi izziv pa je v okolju poiskati kandidate s potrebnimi znanji in lastnostmi za projektne vodje, oziroma jih optimalno usposobiti za izvajanje njihovih nalog. Razvoj znanj projektnih vodij zahteva urejen pristop, kjer je treba upoštevati določena načela in kombinirati različne načine. Namen prispevka je spodbuditi razmišljanje o načrtnem razvoju projektnih vodij, kjer je potrebno upoštevati tudi zaželene lastnosti.

 
Spremljanje in nadzor uresničevanja Akcijskega načrta e-uprave do leta 2004

Avtor(ji): mag. Marin Silič, CVI, Irena Intihar, IPMIT d.o.o.
Objava: PM Forum
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
S sprejetjem Strategije e-poslovanja v javni upravi RS za obdobje od leta 2001 do 2004 (v nadaljevanju: SEP-2004), v februarju 2001, je Vlada RS opredelila temeljne strateške usmeritve za naslednjo, ključno fazo informatizacije javne uprave, katere cilj je razvoj e-uprave. Konkretizacijo in operacionalizacijo SEP-2004 ter dopolnitev programa projektov e-uprave (v nadaljevanju: program e-uprave) predstavlja Akcijski načrt e-uprave do leta 2004 (v nadaljevanju: akcijski načrt). Prispevek opisuje izvajanje programa e-uprave in nadzor nad uresničevanjem e-storitev, ki so navedene v akcijskem načrtu. Izvajanje in nadzor potekata po ustaljenih postopkih v okviru določene projektne organizacijske strukture in ob podpori ustreznega informacijskega sistema za projektno vodenje, ki je prilagojen potrebam spremljanja akcijskega načrta

 
Proces uvajanja projektnega vodenja v Intereuropi IT

Avtor(ji): Jana Barba (Intereuropa IT d.o.o.), Mitja Kožman (IPMIT Ljubljana)
Objava: PM Forum 2003
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
Intereuropa IT d.o.o. (v nadaljevanju »IE IT«) je bila v začetku leta 2002 ustanovljena kot hčerinska družba Intereurope d.d. Osnovna naloga družbe IE IT je zagotavljanje kakovostne in učinkovite informacijske podpore dejavnosti matičnega podjetja in vsem povezanim družbam. Glede na velike spremembe v matični družbi, ki se je začela ravno v omenjenem času usmerjati od špedicijske dejavnosti k logistični dejavnosti, je bila pred novo nastalo družbo zahtevna in obsežna naloga prenove ključnih delov informacijskega sistema. Ker je predstavljal čas bistveno omejitev pri uresničitvi zadane strategije, je vodstvo družbe poiskalo rešitev v projektnem vodenju (v nadaljevanju »PV«).
Družbe IE IT je pristopila k uvajanju sistema projektnega vodenja v maju 2002. Za razvoj in operacionalizacijo sistema so bili določeni izjemno ambiciozni roki. Razvoj sistema je bilo treba izvesti v treh mesecih, operacionalizacijo pa do konca leta. Ob ustreznem vložku notranjih kadrov, zagotovljeni podpori vodstva podjetja ter angažmaju svetovalca za projektni management, so bili v rokih doseženi planirani rezultati.
V fazi razvoja je bila na podlagi svetovno priznanih metodologij in dobre prakse pripravljena Metodologija projektnega vodenja, pripravljen je bil organizacijski predpis projektnega vodenja, ki uokvirja projektno delo v družbi, vzpostavljena projektna pisarna ter izbrana informacijska podpora projektnemu delu. V fazi operacionalizacije je bila informacijska podpora projektnemu delu prilagojena potrebam družbe IE IT ter izvedeno usposabljanje za vodje projektov v IE IT.
Družba IE IT je julija 2002 z novim Pravilnikom o plačah in drugih prejemkih zagotovila pogoje za motivacijo za uspešno delo na projektih, ki temelji na izračunu deleža plače iz naslova delovne uspešnosti za delo na projektih.
Pripravljene rešitve so se preizkušale že v zadnjem delu leta 2002, formalno pa so v uporabi od začetka leta 2003. Izkušnje so dobre. V prihodnje je predvidena stalna izboljšava rešitev na tem področju. Projektna pisarna je tudi formalno zadolžena, da spremlja uporabo rešitev ter pripravlja predloge za spremembe.

 
Projektne pisarne kot orodja za usklajevanje projektov >

Avtor(ji): Denis Premec, IPMIT d.o.o.
Objava: 2002
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:

Projektna pisarna predstavlja dodano vrednost projektnemu managementu oziroma samemu projektu ali programu, na katerem je vzpostavljena. Glede na to, da pogosto deluje kot vezni člen med izvajalci in vodstvom projekta, se je izkazalo, da včasih preraste v pravo informacijsko središče projekta. Od projektne pisarne se pričakujejo različne vloge in naloge glede na njeno velikost in namen. Projektna pisarna podpira projekt organizacijsko, tehnično in na informacijski ravni in lahko skrbi za veliko nalog na projektu, ki jih opravljajo njeni strokovnjaki za različna področja. Delo v projektni pisarni je lahko eno najbolj stresnih na projektu in glede na to, da zadnje čase nastajajo projektne pisarne, v katerih delajo najeti kadri izven svojega matičnega podjetja, ne gre zanemariti tudi psihološko – socialnega vidika takega dela.

 
Zakaj projektno vodenje?

Avtor(ji): Mitja Kožman, IPMIT d.o.o.
Objava: /
Področje: Projektno vodenje

Vsebina:
Osnovni namen projektnega vodenja je zagotoviti uspešne projekte in kakovostne rezultate projektov. Kako je projektno vodenje povezano s kakovostnimi rezultati projektov? Projektno vodenje skozi planiranje in nadzorovanje zagotavlja usmerjen napor, ki je za uspešne projekte nujno potreben. Projekti imajo takšne značilnosti, da brez usmerjenega napora sploh ne pridemo do rezultatov ali pa so ti rezultati nekakovostni oz. projekti neuspešni.

 
Občasno se s strokovnimi prispevki udeležujemo javnih konferenc in predstavitev. Tovrstne prispevke objavljamo v tej rubriki.